Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz

Zusammenarbeit mit deiner virtuellen Assistenz

Autor: VA Nadin

12. Dezember 2021

Viele schrecken noch davor zurück, mit einer virtuellen Assistenz zusammenzuarbeiten. Ein Glück ändert sich das langsam auch in Deutschland.  In vielen anderen Ländern ist das nämlich längst Normalität. Der Gedanke, die Kommunikation oder Arbeitsweise könnte nicht dieselbe sein wie bei festen Angestellten vor Ort hält sich noch in vielen Köpfen.

Klar gibt es viele Gründe, Festangestellte zu bevorzugen. Aber für kleinere Jobs mit weniger Stunden oder wenn die Flexibilität gewahrt werden will, lohnt es sich, darüber nachzudenken, mit einer virtuellen Assistenz zusammenzuarbeiten.

Dank der Technik gibt es viele verschiedene Wege zur Zusammenarbeit. Kommunikation und Datenaustausch sind super einfach lösbar. Manche finden sogar Wege, die physische Post bearbeiten zu lassen.

Wie kannst du mit einer virtuellen Assistenz zusammenarbeiten?

Da gibt es mehrere Dinge zu berücksichtigen. Zuerst einmal: wofür brauchst du eine virtuelle Assistenz und was sind ihre Aufgaben?

Wie du eine virtuelle Assistenz finden kannst habe ich hier erklärt.

Vor allem Kommunikation, Zugriffe und Datenaustausch müssen geklärt werden. Bei der Wahl spielen die Aufgaben und die persönlichen Vorlieben eine Rolle. Auch beachten: manche Tools kosten oder sind weniger bekannt. Eine virtuelle Assistenz hat meist bereits ein paar wenige Tools, die sie am liebsten benutzt. Am besten einfach mal nachfragen und eins davon nehmen. Denn für jede Kunden-Vorliebe Lizenzen zu zahlen und sich einzuarbeiten kann schnell zum überdimensionierten Gebirge werden.

Gründe für eine virtuelle Assistenz

Du brauchst unbedingt Unterstützung. Du bist Einzelunternehmer oder hast ein kleines Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern. Da gibt es Arbeit zu machen, die nicht regelmäßig anfällt oder sehr unterschiedlich ist. Genau da kannst du über eine virtuelle Assistenz nachdenken!

Die hat den Vorteil:

  • je nach Absprache nimmst du sie nur in Anspruch, wenn du Arbeit für sie hast.
  • Sie kann das was sie macht entweder schon super gut oder hat den riesigen Willen, es zu lernen, da sie das gelernte auch für andere Kunden einsetzen kann.
  • du bist sehr flexibel. Für andere Arbeiten kannst du eine andere VA einsetzen und hast so immer die passende für die aktuellen Aufgaben.

Kommunikation mit deiner virtuellen Assistenz

Hier gibt es so unfassbar viele Tools und Möglichkeiten…

Wir unterscheiden mal zwischen Tools für die einfache Kommunikation und die, die etwas mehr können.

Vorab: tut euch und eurer virtuellen Assistenz den Gefallen und klärt die Kommunikation. Dazu gehören auch Anrufzeiten, Antwortzeiten und ob Anrufe gewünscht sind. Ich zum Beispiel bin vormittags nicht erreichbar und finde Anrufe meist störend. Eine kurze Nachricht um einen Anruf auszumachen ist dagegen kein Problem. Dafür bin ich auch spät abends noch erreichbar und helfe meinen Kunden auch, wenn sie um 22 Uhr feststecken.

Tools zur direkten Kommunikation

Zoom

Klar, Spitzenreiter in Sachen Videocall. Einfach anzuwenden, kann ohne Installation im Browser genutzt werden. Audio- und Videocall möglich. Chat integriert. Bildschirm kann geteilt und mitbenutzt werden. Mega easy und super beliebt. Zoom ist auch mein Standard für Kennenlerngespräche, Entwurfspräsentationen und längere Abstimmungen.

Mail

Jaaa der Klassiker! Die Mail. Mit dem richtigen Anbieter und Verschlüsselung auch datenschutztechnisch noch am sichersten. So können auch Daten rübergeschickt werden. Für größere Datenmengen und den schnellen Austausch halt einfach weniger beliebt und umständlich.

WhatsApp, Messenger, Threema & Co.

Viele Assistenzen und Kunden wechseln auf einen der Anbieter. Der Austausch geht viel schneller, es kann mal schnell ein Foto gemacht werden um was zu zeigen, die Nachrichten werden schneller gelesen und der Austausch ist einfach persönlicher.

Tools mit mehreren Möglichkeiten – Planung und Kommunikation

Slack, Asana, MS Teams, Trello

Alle diese Tools verfügen über eine Chatfunktion und die Möglichkeit, zu planen oder Dateien auszutauschen.

Vor allem Slack ist zur Kommunikation in Gruppen oder Projekten beliebt – ich persönlich mag es gar nicht.

Asana, Trello und Teams bieten die Möglichkeit, Projekte zu planen, Personen zuzuweisen und zu kommentieren. Das vereinfacht die Zusammenarbeit enorm, hilft Struktur zu geben und Verwirrungen zu vermeiden. Für spätere oder eingespielte Aufgaben reicht die Kommunikation darüber meistens aus. Mein Liebling ist Asana, da es kostenlos nutzbar ist, viele einzelne Projekte möglich sind und ich so meine Aufgaben super strukturieren kann.

Datenaustausch

wetransfer

Über wetransfer können Daten hochgeladen und vom Empfänger runtergeladen werden. Das reicht völlig aus, wenn nur 1-2x was versendet werden muss.

Dropbox, Google Drive & OneDrive

So gut wie jede virtuelle Assistenz hat ein Dropbox und Google Konto. Bei Google direkt inklusive ist auch dir Nutzung von Google Drive. Diese Cloudspeicher haben den Vorteil, dass der Zugriff einzelner Ordner geteilt werden kann. So entfällt lästiges hin und her senden. Einfach eine Datei dort abspeichern und die VA hat Zugriff darauf. Super easy, super schnell und einfach. Vor allem für langfristige Zusammenarbeiten.

Eigener Server

Ein eigener Server lohnt sich vor allem, wenn Daten besonders geschützt werden sollen. Die Daten haben dann keine Berührungspunkte mit US-Firmen wie Google oder Dropbox.

Zugriffe auf Tools

Je nachdem wofür du deine virtuelle Assistenz beauftragt braucht sie bestimmte Zugriffe.

Soll sie dein Facebook und Instagram bespielen? Dann macht die Aufnahme in dein Canva-Team und ein Zugang zu deinem Creator Studio Sinn.

Soll sie deine vorbereitende Buchhaltung und Rechnungsschreibung übernehmen? Dann braucht sie einen Zugang zu deinem Buchhaltungstool.

Sie managed deine Mails? Dann lohnt es sich vielleicht, ein gemeinsames Postfach anzulegen, etwas wie info@. Das kann dann einfach im Mail-Client wie Outlook eingebunden werden oder ihr richtet eine Umleitung ein.

Soll sie dein WordPress mit bearbeiten? Dann braucht sie einen WordPress-Benutzer.

Passwörter teilen

Wann immer möglich sollte deine VA einen eigenen User und Passwort bekommen. Passwörter können entweder direkt über ein Tool wie Lastpass sicher geteilt werden oder sie sollten auf 2 separaten Wegen mitgeteilt werden. Also einmal User und dann das Passwort.

Tipps zur Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz

Vorher absprechen! Alle Wege klären. Hilfreich kann da für die virtuelle Assistenz sein, ein Kundenmerkblatt zu erstellen. Da werden dann im gemeinsamen Zoom alle Punkte durchgesprochen, festgehalten und abgelegt.

Ich lege mir auch für jeden Kunden Aufgaben in Asana an und halte das Besprochene fest. So hab ich alles auf einen Blick. Nach dem Erstgespräch versende ich auch eine Mail mit allen Punkten, die besprochen werden, an meine Auftraggeber. So halte ich das alles nochmal für beide fest und falls ich was falsch verstanden habe kann mich der/die darauf hinweisen. Ich bitte immer um eine kurze Bestätigung.

Du als Kunde weist am besten, was deine virtuelle Assistenz für dich machen soll. Deine virtuelle Assistenz weiß vielleicht besser, wie sie das mit all ihren Kunden managed. Sprecht darüber. Teile ihr mit, was du dir vorstellst und was du brauchst. Sie wird dir die Möglichkeiten erklären und ihr könnt einen gemeinsamen Weg finden.

Dann noch daran halten, damit keine Unstimmigkeiten aufkommen und schon steht der Zusammenarbeit nichts im Weg!

 

Autor: VA Nadin

12. Dezember 2021

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