Was ist eine virtuelle Assistenz, virtueller Assistent / virtuelle Assistentin? Wie kann ich online arbeiten? Was macht eine VA?

Was ist eine virtuelle Assistenz?

Autor: VA Nadin

23. März 2021

Virtuelle Assistenz und Online-Arbeiten

Die virtuelle Assistenz und was sie macht, kannte ich bis 2020 selbst noch nicht. Natürlich wusste ich, dass es viele Möglichkeiten gibt, online zu arbeiten. Doch über den Begriff der virtuellen Assistenz bin ich erst ziemlich spät gestolpert.

Virtuell war für mich lange Zeit ein nicht-greifbarer Begriff. Das war etwas mit Clouds und im Internet und eben nicht existent, sondern surreal. Das waren so meine Synonyme zum Online-Arbeiten. So wie ich letztens erst wieder hörte: „Damit kann ich ja gar nix anfangen.“ Ja, ich lange auch nicht.

Ich war lange Assistentin, die es gewohnt war, morgens müde ins Büro zu fahren und dort ihren Job zu erledigen. Es war für mich schwer vorstellbar, online Geld zu verdienen. Als ich dann begriff, was eine virtuelle Assistenz macht, war es für mich klar – das will ich auch! Denn im Prinzip war es doch genau das, was ich mache. Nur eben online. Sozusagen eine Online-Aushilfe für jeden, der gerade Bedarf hat. Einzige Voraussetzung: es muss virtuell zu bearbeiten sein. Was vor einigen Jahren noch unvorstellbar klang, ist mittlerweile sehr gut machbar und das Arbeiten der Zukunft.

Bei Onlinearbeit denken auch heute viele noch an digitale Nomaden, faul am Strand rumliegen und Geld mit irgendwelchen Produkten über das Internet verkaufen. Na, zumindest mir ging das so 😉 Genau mit diesem Mythos räumen wir nun auf. Virtuelle Assistenzen können auch digitale Nomaden sein. Denn die VA ist nur ein Überbegriff für eine Gruppe, online arbeitender Menschen. Sagt aber noch nichts darüber aus, was genau die jeweilige virtuelle Assistenz anbietet. Digitale Nomaden arbeiten also sehr wohl. Nur eben ein bisschen angenehmer 😉 Sie haben begriffen, dass es auch anders geht als 9to5 ohne Lebensqualität.

Fakt ist: die Welt ist im Wandel und Homeoffice ist plötzlich für fast jeden möglich. Nun sitzen ganz viele VA’s am heimischen Schreibtisch, eben als Festangestellte. Virtuelle Assistenzen gelangen in das Bewusstsein der Menschen und gerade Solopreneure, welche dringend Unterstützung benötigen, sich jedoch gegen feste Mitarbeiter entscheiden, empfangen VA’s mit offenen Armen!

Der Begriff kam übrigens aus den USA zu uns. Dort als Virtual Assistant geboren haben auch wir in DACH mittlerweile viele virtuelle Assistenten und Assistentinnen.

Was ist die virtuelle Assistenz

Eines haben alle virtuellen Assistenzen gemeinsam: sie sind Selbständig.

Sie haben sich bewusst für ein Leben ohne Festanstellung entschieden, sich eine oder mehrere Tätigkeiten herausgesucht, die sie gerne machen und sich die benötigten Fähigkeiten angeeignet. Während Texter und Künstler als Freiberufler arbeiten, müssen die meisten anderen ein normales Gewerbe anmelden.

Sie erledigen Arbeiten für mehrere Kunden, so dass ihr Angebot weniger breit gefächert, dafür meist qualitativ hochwertig ist. VA’s sind immer Up-to-date auf ihrem Spezialgebiet. Es entsteht hier also weniger die Gefahr des „Tunnelblicks“, da sich die Arbeitsweise durch den Input verschiedenster Kunden und anderer VA’s stetig weiterentwickelt.

Vor allem: VA’s kennen die Onlinewelt. Diese tickt einfach nochmal ganz ganz arg anders als das normale Unternehmertum. Es ist einfach etwas völlig anderes mit völlig anderen Menschen, Begriffen, Möglichkeiten und Wissen.

Was sind die Beweggründe VA zu werden

Es gibt hier sicher zahlreiche. Von Schicksalsschlägen über Arbeitslosigkeit, Zufall oder sonstige Gründe.

Die entscheidensten möchte ich aber kurz nennen:

Selbständigkeit: VA’s möchten das ganz bewusst.

Denn dahinter verbirgt sich die Kontrolle darüber, welche Arbeit sie leisten. Sie suchen sich ihre Tätigkeiten selbst aus und dürfen Nein sagen. Im schlimmsten Fall verlieren sie einen Kunden, nicht aber den Job.

Sie können entscheiden mit wem sie zusammenarbeiten möchten. Die meisten VA’s zeichnen einige Gemeinsamkeiten aus: Sie sind sehr bewusste Menschen oder auf dem Weg dorthin. Sie gehören meist zur sogenannten Scannerpersönlichkeit und möchten ihr Leben selbst bestimmen, ohne von einem Arbeitgeber abhängig zu sein. Vielen Menschen fällt der Alltag im – meist doch noch sehr unbewussten – Büroalltag schwer. Hinzu kommen häufig stumpfsinnige Anforderungen, Hierarchien und – gerade bei Frauen – fehlende Anerkennung! Die „dumme Tipse, die zu faul war, mehr aus ihrem Leben zu machen“. Denn Emanzipation und Gleichbereichtigung sind noch lange nicht in die Köpfe aller Männer eingedrungen.

Auch für Mütter ist es meist fast unmöglich, Arbeit und Kinder unter einen Hut zu bekommen. Angefangen dabei, einen geeigneten Job zu finden, bis hin zu rücksichtslosen Forderungen der Führungskräfte.

Zudem wünschen sich viele ein ortsunabhängiges Arbeiten, um reisen zu können. Arbeiten im Bett? Kein Problem 😉

All das ist mit Online-Arbeiten tatsächlich möglich und wird von vielen tausenden Menschen erfolgreich umgesetzt. Während es für andere wie ein weit entfernter Traum klingt, haben VA’s einen entscheidenden Schritt getan: sie haben es in die Tat umgesetzt. Sie genießen einen guten Ruf und Anerkennung, sind als Spezialisten geschätzt und es gibt keine Hierarchien. Stattdessen gilt vorherrschend das vertrauensvolle „Du“ und ein harmonischer Umgang. Denn im Online-Business haben alle etwas gemeinsam: Sie hatten einen Wunsch und viel Mut.

Zudem haben Sie Spaß an der Arbeit! Das darf nämlich erlaubt sein.

Hier gilt: Die Arbeit in das Leben zu integrieren, statt das Leben um die Arbeit zu formen.

virtuelle Assitenz Online Arbeit im Bett Homeoffice digital Nomad

Was bietet eine VA

Grundsätzlich das, was du von ihr brauchst. Es gibt für jede Tätigkeit eine VA. Sei es deine vorbereitende Buchhaltung, Rund um Webseite, Kommunikation, Social-Media, Podcast-Service, Rechnungen schreiben, Angebote einholen, Bürozubehör bestellen, Bilder und Videos bearbeiten… Ich könnte diese Liste ewig fortführen!

Es gibt VA’s die nur eine einzige Tätigkeit anbieten. Diese aber zur Perfektion beherrschen! Andere mögen lieber die Abwechslung und sind breiter aufgestellt.

Schauen wir uns doch drei – von vielen – Möglichkeiten genauer an:

Webseite

  • Einrichten von Host und WordPress
  • Beratung zu Design und Farben
  • Erstellen einer Webseite
  • Anpassung an Mobil-Ansicht
  • SEO-Optimierung
  • Installieren und Update von Plug-Ins
  • laufende Änderungen
  • Erstellen von Beiträgen
  • Verfassen von Alt-Attributen für Bilder
  • Freischalten von Kommentaren

Kommunikation, Korrespondenz, Community-Management

  • Briefe schreiben
  • Mails beantworten
  • Chatsupport
  • Telefonanrufe annehmen
  • Nachrichten in Social Media beantworten
  • Kommentare in Social Media beantworten
  • Gruppenbetreuung in Social Media

Social-Media-Management

  • Contentstrategie
  • Hashtag-Recherche
  • Zielgruppe definieren
  • Grafiken erstellen
  • Texte verfassen
  • Interaktionen mit anderen Konten
  • Planen
  • Posten

Allein diese Bereiche sind sehr umfangreich und nehmen viel Zeit in Anspruch. Zeit, in welcher der Kunde aktiv kein Geld erwirtschaftet. Sie werden aber benötigt, um die Präsenz zu steigern und Kunden zu generieren.

VA’s betreuen entweder einen ganzen Bereich oder einige, bereits sehr umfangreiche Unterkategorien dafür. So gibt es Spezialisten für die Website-Erstellung, welche für SEO, welche für das Branding und einige wenige, die alles zusammen anbieten.

Übrigens: über den Preis bestimmt der Kunde häufig auch die Qualität der Arbeit 😉

Halten wir also nochmal fest

Eine virtuelle Assistenz ist wie ein:e Angestellte:r, welcher:m du einige deiner Tätigkeiten überträgst. Oder sie übernimmt Tätigkeiten, welche du gar nicht kannst oder können musst.

Sie kann in regelmäßigen Abständen feste Arbeitsblöcke übernehmen oder einfach auf Abruf für einzelne, kleine Aufgaben bereitstehen wenn du gerade Arbeitsspitzen hast. Die einzige Regel ist: eine VA muss mehrere Kunden haben. Würde er/sie nur für einen Kunden arbeiten, wäre dies eine Scheinselbständigkeit.

Außerdem kann sie dir mit ihrem Wissen bei Themen weiterhelfen, mit welchen du bisher keine Berührungspunkte hattest.

VA’s sind Profis auf ihrem Gebiet und bilden sich regelmäßig weiter. Sie haben die Entscheidung getroffen, einige wenige Sachgebiete sehr gut zu können und sich selbstbestimmt darauf zu fokussieren. Andere Arbeiten lehnen sie meist ab und machen so den Unterschied zum:r klassischen Angestellten, welche:r meist aus Angst, hilflos den Forderungen des Vorgesetzten ausgeliefert ist.

VA’s sind keine faulen Dummchen, sondern im Denken extrem breit aufgestellt und im Stande, über den Tellerrand hinaus zu blicken. Denn ohne diese Fähigkeiten überlebt keiner in der Onlinewelt.

Wie profitierst du von einer VA

Eine VA ist

  • effizient: du bezahlst Sie nur, wenn du sie tatsächlich benötigst und nur für die ausgeführte Arbeit, ohne dauerhafte Verpflichtung.
  • flexibel: die meisten VA’s kann man auch kurzfristig buchen, wenn es mal ganz arg brennt und unbedingt noch etwas fertig werden muss.
  • lernwillig: VA’s zeichnen sich meist dadurch aus, sich den Wünschen unterschiedlicher Kunden schnell anpassen zu können und immer neues dazuzulernen.
  • fördernd: durch ihre Arbeit mit unterschiedlichen Kunden gelangt die VA stetig an neues Wissen, welches sie auch bei dir mit einbringen kann. Zudem verfügen VA’s über ein gutes Netzwerk untereinander, um schnell an neue Lösungen zu gelangen. Somit sorgt sie durch ihr dauerhaftes learning auch für das Wachstum und den Fortschritt deines Unternehmens.
  • motiviert: ich kann mir durchaus vorstellen, dass viele VA’s ihre Arbeit um einiges bereitwilliger und mit mehr Spaß an der Sache erledigen, als ein Angestellter, welcher sich seit Jahren gefangen in seinem Job fühlt, weil ihm der Mut fehlt, diesen zu wechseln.

Für eine VA bezahlst du nur das, was auf der Rechnung steht. Ihre Versicherungen bezahlt diese selbst. Es kommen als keine weiteren Kosten über das Brutto hinaus auf dich zu. Außer eventuell die Steuer, welche du abführen muss 😉

Kommunikation mit einer VA

Gerade Online ist die Kommunikation das A und O.

Mittlerweile gibt es dafür zum Glück wahnsinnig viele, tolle Tools. Sie erleichtern die virtuelle Zusammenarbeit ungemein!

Für die Kommunikation wird entweder noch ganz oldschool zur E-Mail oder dem Telefon gegriffen, aber auch Whatsapp und Chats erfreuen sich immer größerer Beliebtheit!

Um sich trotzdem zu sehen bieten sich verschiedene Videocall-Systeme wie z.B. Zoom, MS Teams oder Google Meet an, welche zahlreiche Möglichkeiten zum Zeigen des aktuellen Fortschritts bieten.

Die Zusammenarbeit erleichtern einfache Projektmanagement-Tools wie z.B Asana, in welchem Aufgaben erstellt, zugewiesen, mit Fälligkeitsdatum versehen und unterteilt werden können. Außerdem beinhalten diese eine Chatfunktion und meist noch einige weitere Spielereien, welche die Zusammenarbeit vereinfachen. Beliebt ist auch das Trello-Board.

Zum Datenaustausch eignen sich gängige Cloud-Systeme wie Google Drive, Dropbox oä. Somit entfällt das lästige Hin- und Hersenden von E-Mails. Dateien werden einfach auf einem gemeinsamen Cloudspeicher hochgeladen und können direkt bearbeitet werden.

Also, alles no problem!

Fragst du dich generell, ob sich eine VA für dich eignet?

Du warst nun lange Einzelunternehmer, doch jetzt merkst du, dass du Hilfe benötigst und es manchmal von Vorteil wäre, jemanden um Unterstützung bitten zu können. Aber für feste Mitarbeiter hast du entweder noch nicht die nötigen Mittel und Kapazitäten, keine Räumlichkeiten, keine regelmäßige Arbeit oder du möchtest die Verantwortung und Kosten, welche feste Mitarbeiter unweigerlich mit sich bringen, (noch) nicht tragen? Vielleicht helfen dir die folgenden Punkte, ob eine VA für dich in Frage kommt:

 ✔ ja, wenn

  • du bewusst Solopreneur bist und
  • keine fest angestellten Mitarbeiter  haben möchtest
  • du trotzdem gerne Arbeit abgeben würdest und Austausch suchst
  • du dir die Flexibilität unterschiedlicher VA’s zunutze machen möchtest
  • du häufig Arbeitsspitzen hast und temporäre Entlastung suchst
  • digital aufgestellt bist oder es werden möchtest

  nein, wenn

  • du weiterhin alles mit Papier und Stift in einem Büro machen möchtest
  • du lieber feste und gleichbleibende Mitarbeiter hast
  • du nichts abgeben kannst
  • du gerne den „Boss“ spielst
  • dir ein Arbeiten auf Augenhöhe mit gegenseitigem Respekt nicht wichtig ist

Das Unternehmerdenken ist ein weiteres, wichtiges Merkmal einer VA. Eine VA hat den Schritt gewagt, sich aus ihrer Komfortzone zu begeben. Sie denkt nicht mehr ausführend wie ein Angestellter, sondern ist selbst Unternehmer:in. Sie hatte den Mut, allen Risiken zum Trotz ein Gewerbe zu gründen, sich Gedanken zu sich und ihrem Branding zu machen, sich auf ein Tätigkeitsfeld und eine Kundengruppe festzulegen und sich in eine fremde Welt zu begeben um ihre Träume wahr zu machen.

Die meisten VA’s fanden in ihrem Job nicht die Erfüllung, hatten den intensiven Wunsch, ihre Arbeit mehr mitbestimmen zu dürfen und nicht der Willkür und Laune des Arbeitgebers ausgesetzt zu sein. Umso wichtiger ist für eine VA nun die Zusammenarbeit mit Respekt und Anerkennung für die Leistung des anderen. Denn ohne Mitarbeiter kann kein Unternehmen wachsen.  Ohne Mitarbeiter und Unterstützung hat auch dein Tag nur 24 Stunden und die Kapazität ist begrenzt.

Damit kommen wir zum letzten Punkt:

Was kostet denn so eine VA?

Über Geld spricht man nicht. Ich schon. Ich liebe es offen über Geld zu reden. Denn häufig verbinden wir mit Geld völlig falsche Glaubenssätze. Wir wollen es und brauchen es und doch sind die Gedanken daran schmutzig, reine Profitgier und irgendwie verwerflich. Also schweigen wir und betreiben so Lohn-Dumping, statt offen darüber zu reden und uns nicht gegenseitig zu unterbieten.

Denn du brauchst Geld genauso wie ich, wie jeder Unternehmer und auch jede VA. Das ist Fakt.

Eine VA kostet, jedoch kommt es auf dich an, was du suchst.

Es gibt VA’s auf Portalen, welche ziemlich günstig sind. Die Bearbeitung dort ist meist etwas unpersönlicher und kurzfristiger. Leisten können sich dies trotzdem einige VA’s, weil sie sich im Ausland befinden, in Ländern, welche kostengünstiger sind. Bedenke bei dem Preis bitte, dass die VA davon auch noch eine Provision an das Portal abgeben muss.

Den Portalen gegenüber stehen VA’s, welche einzeln und offen auftreten. Diese findest du entweder über Suchmaschinen und ihre Webseiten, in Social Media und sogar auf e*** Kleinanzeigen!

VA’s gibt es in jedem Preissegment, es kommt ganz darauf an, was du suchst.

Neue VA’s oder breit aufgestellte sind meiner Beobachtung nach etwas günstiger als absolute Spezialisten. Beratende Tätigkeiten sind natürlich teurer als Ausführende. Schließlich wird dir hier hart erarbeitetes Wissen weitergegeben und du kannst die Arbeit anschließend selbst übernehmen.

Hinzu kommt der Umfang deiner Arbeit. Suchst du nur kurz eine VA, z.b. zur Textübersetzung oder -korrektur oder möchtest du jemanden, der dich langfristig immer wieder unterstützt? Beliebt ist darum die unterschiedliche Abrechnung auf Stunden- oder Pauschalbasis. Die Organisation eines Events oder Posten deiner Beiträge bietet sich z.B. als Paketpreis an.

Tatsache ist:

Dein Unternehmen kann allerdings nur wachsen, wenn du investierst. Dein Tag hat nur 24 Stunden. Deine Möglichkeiten sind begrenzt. Jedoch ist es gerade Online wichtig, sich sichtbar zu machen. Deine Einnahmen-generierenden Tätigkeiten bleiben solange liegen. Durch eine VA erkaufst du dir Zeit, kannst dein Unternehmen wachsen lassen und somit langfristig mehr Einnahmen generieren.

Frage dich also: Was ist dir dein Wachstum wert?

Wachstum durch Outsourcing!

Fragen? Dann schrei(b)!

 

Autor: VA Nadin

23. März 2021

Virtuelle Assistentin Website DIVI Blog

Hi, ich bin Nadin.

Website, Text & Technik sind mein Ding. Die Basis im Online-Business, ohne geht nichts.

Ich unterstütze dich als lokales und Online-Unternehmen, um deine Sichtbarkeit so aufzubauen, dass sie zu dir passt.

Mit im Gepäck habe ich DIVI & WordPress, Google & Social Media und mehr für deinen Online-Auftritt.

Fragen? Schrei(b).

Du hast keine Lust mehr auf Akquise und willst lieber über deine Website gefunden werden? Dann nimm sie mit meinem Websitecheck unter die Lupe!

Hier gehts zum Newsletter oder

Meine Website wird gehostet bei AllInkl*.



ALL-INKL.COM - Webhosting Server Hosting Domain Provider

*Hierbei handelt es sich um einen Affiliate-Link. Wenn du darüber kaufst, erhalte ich eine kleine Provision – du zahlst dafür nicht mehr.

Lies doch auch mal…

0 Kommentare

Einen Kommentar abschicken

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

Durch das Absenden deines Kommentars werden Daten von dir gespeichert. Näheres dazu erfährst du in meiner Datenschutzerklärung.