Meine 15 meist verwendeten Tools als Virtuelle Assistentin

Als virtuelle Assistentin wäre ich aufgeschmissen ohne die richtigen Tools! Von Buchhaltung bis Bildbearbeitung und Datenaustausch… Jede virtuelle Assistentin hat ihre eigenen liebsten Tools, ohne die nichts laufen würde!

Das sind meine Favoriten:

Kreative Tools für virtuelle Assistenten

Bildbearbeitung

Canva

Canva ist mit Sicherheit zurzeit das beliebteste Tool, um easy Grafiken zu erstellen. Canva ist intuitiv bedienbar, braucht keine lange Einarbeitungszeit und kann fast alles! Sogar Animationen und Videos kannst du damit erstellen. Für mich das absolute Must-have Tool für die Bildbearbeitung. Anfangs reicht auch die kostenfreie Version lange aus. Möchtest du auf die Pro-Funktionen und Arbeiten im Team zurückgreifen, kommst du um die Pro-Version nicht herum.

• Kostenpunkt: kostenfrei. Pro-Version etwa 11 € pro Monat.

Affinity

Affinity von Serif ist die günstige Alternative zu Photoshop und kann trotzdem fast alles. Es ist ähnlich aufgebaut, um den Umstieg zu erleichtern. Um Bilder zu bearbeiten, kleiner zu machen, retuschieren und designen ist es mein Tool der Wahl. Affinity gibt es in 3 Versionen: Photo, Designer und Publisher. Photo eignet sich hervorragend zum Bearbeiten von Photos. Der Designer ist für die Grafikerstellung gedacht und der Publisher zum Erstellen von Vorlagen, Magazinen, Workbooks, oä.

• Kostenpunkt: etwa 55 € einmalig.

Social Media

Facebook Creator Studio

Mit einem Online-Business komme ich um Social Media wie Facebook und Instagram nicht herum. Um mir das Posten zu erleichtern, nutze ich das Facebook Creator Studio. Ich nehme mir einen Tag in 2 Wochen, an dem ich mehrere Posts erstelle. Im Creator Studio kann ich sie vorplanen und muss mich dann 2 Wochen nur noch ums liken und kommentieren kümmern. Das Posten übernimmt das Tool für mich. Super zeitsparend und kostenlos!

Tools für Verwaltung und Austausch als virtuelle Assistentin

Cloud, Mail & More

Google-Konto

Das Tool vom Hause Google kann extrem viel. Besitzt du eine Gmail-Adresse? Dann kannst du automatisch auf alle Funktionen zugreifen. Unternehmern empfehle ich einen Workspace-Account.

Google enthält nicht nur den Cloudspeicher Google Drive mit kostenfreien 15 GB, sondern auch Gmail, Google Calendar, Docs und Tabellen und vieles mehr!

Mit dem Download von Google Drive kannst du auch von deinem Desktop auf das Laufwerk zugreifen.

Für alles gibt es auch praktische Handy-Apps, um das Tool von überall aus verwenden zu können. Für mich als ortsunabhängig arbeitende virtuelle Assistentin superduper!

Google Chrome

Dank des Google-Accounts kannst du dich auch bei Google Chrome anmelden. Darin werden zum Beispiel Passwörter gespeichert, Lesezeichen verwaltet, du kannst dich auf einzelnen Seiten schneller anmelden und Chrome-Extensions installieren.

• Kostenpunkt: kostenfrei, Workspace ab 5 € pro Monat.

Dropbox

Dropbox hat die Hauptaufgabe als Cloud-Plattform. Das Freigeben und Teilen von einzelnen Dateien funktioniert damit besonders reibungslos.

Du kannst

• einen Link einer Datei oder eines Ordners generieren
• einen Ordner für eine Person per Mail-Einladung freigeben
• Dateien zum Transfer bereitstellen

Alle Cloudspeicher lassen sich wie ein Laufwerk auf deinem Desktop integrieren. Du kannst also wie gewohnt weiterarbeiten, es wird aber kaum Speicherplatz beansprucht und deine Daten sind sicher in der Cloud.

Besonders gern habe ich die Scan-Funktion von Dropbox. Ich besitze keinen Scanner mehr und fotografiere alle meine Dokumente mit der Scan-Funktion ab. Der Scan wird dann automatisch in der Dropbox abgelegt und ich kann ihn vom Mac aus weiter bearbeiten. Die Qualität ist besser als die mancher billigen Scanner.

• Kostenpunkt: Kostenfrei bis 2 GB. Plusversion ab 10 € / Monat mit 2 TB, Businessversion ab 17 € / Monat.

MS Office

Ich bin seit Jahren an Word, Excel und Outlook gewöhnt und finde keinen Ersatz für Office365. Alle Office-Tools sind sehr umfangreich und für den einfachen Gebrauch zu überladen. Wenn du aber ein paar Funktionen besser kennst, willst du darauf nicht verzichten. Dank Office365 kannst du deine Dateien auch online von überall aus bearbeiten und mit anderen teilen.

Privat

Die privaten Pakete sind günstiger, enthalten aber nur die Basisanwendungen

• Word: Erstellen von Wort-Dokumenten
• Excel: Erstellen von Zahlen-Tabellen und Auswertungen
• PowerPoint: Erstellen von Präsentationen
• OneDrive: Cloudspeicher
• Outlook: Verwalten von Mails, Kalender und Kontakten
• Notes: Erstellen von Notizen

Business

Mit den Business-Paketen kannst du eine E-Mail-Adresse erstellen, die über deine Domain läuft. Das hat den Vorteil, dass die Integration in Outlook um einiges einfacher ist als mit fremden Mailadressen.

Mit dabei ist ein Exchange-Account, der die Verbindung Outlook zu Smartphone und Browser-Anwendungen unterstützt.

In den Business-Versionen ist auch MS Teams dabei. Ein Projektmanagement Tool, das noch viel mehr kann! Videoanrufe, Chatrooms, Planner und die Integration vieler weiterer Apps. Super für virtuelle Assistentinnen wie mich, die alles in einem Tool haben wollen.

• Kostenpunkt: Privat ab ca. 70 € /Jahr, Business ab 8 € / Monat. Wobei ich die reine Online-Version des günstigsten Business-Paketes nicht empfehle.

Tools für Projektmanagement und Zusammenarbeit

Apple Notizen

Ich liebe mein Macbook und iPhone über alles! Korrekt eingerichtet ist das Zusammenspiel einfach grandios und vereinfacht mir den Alltag extreeeem! Meine To Dos und Ideen sammel ich alle in der Notizen App von Apple und kann sie auf dem iPhone und MacBook abrufen.

• Kostenpunkt: Kostenfrei

Asana

Asana ist ein klasse Planungstool, das wie eine extrem abgespeckte Version von MS Teams aufgebaut ist.

Du kannst

• Aufgaben anlegen
• Unteraufgaben erstellen
• Notizen dazu machen
• Fälligkeitsdatum hinterlegen
• Aufgaben Personen zuweisen
• Personen zu Plänen oder ganzen Aufgaben-Bereichen einladen
• Chatten

Eine super Handy-App ist auch vorhanden! Wie immer – als virtuelle Assistentin sind für mich Tools mit Handy-App unverzichtbar!

• Kostenpunkt: kostenfrei, die Pro-Version beginnt ab 11 € / Monat.

Marketingtools als virtuelle Assistentin

Die Website

Meine Website wird über All-Inkl* gehostet, mit WordPress betrieben und mit DIVI aufgebaut. Die meiner Meinung nach beste Kombi für eine moderne, flexibel anpassbare Website!

Kostenpunkt: Hosting – ca. 8 € pro Monat; DIVI – ca. 230 € einmalig.

Das E-Mail Marketing

Für meinen Newsletter nutze ich Active Campaign.

• Kostenpunkt: ab ca. 90 € pro Jahr.

(Hier gehts übrigens zu meinen Dienstleistungen als virtuelle Assistentin: Webdesign & E-Mail-Marketing)

Passwortverwaltung – das Must-have-Tool als virtuelle Assistentin

LastPass

Über Lastpass verwalte ich alle meine Passwörter. Als virtuelle Assistentin ein unverzichtbares Tool, da ich nicht nur meine, sondern auch die Daten meiner Kunden verwalte! Ich muss mir nur ein langes, kompliziertes Master-Passwort merken. Bei meinen fast 200 Passwörtern als virtuelle Assistentin ist dieses Tool wirklich unverzichtbar!

Du kannst

• Ordner und Unterordner erstellen
• zwischen Passwörter, Notizen und Kontodaten unterscheiden
• Passwörter mit anderen Nutzern sicher teilen
• Passwörter generieren

Lastpass hat eine Handy-App und eine Browser-Funktion. So erkennt es automatisch auf welcher Seite du dich befindest und schlägt dir das passende Passwort vor.

• Kostenpunkt: auf einem Gerät kostenfrei nutzbar, für weitere Geräte 3 € / Monat.

Kommunikationstools für virtuelle Assistenten

Zoom

Aus der virtuellen Welt ist Zoom nicht mehr wegzudenken! Einfach installiert, schnell ein Benutzer angelegt, kostenfrei – los geht! Zoom ist das am weitesten verbreitete Tool für Videocalls.

Du kannst einen Termin erstellen und eine Person dazu einladen. So hat sie direkt den Link für den Zugang zum Meeting und ihr Termin wird geblockt (wenn korrekt eingestellt). Du erhältst auch eine persönliche Meeting ID, die du jederzeit mit Personen teilen kannst, um einen Videocall abzuhalten. Du kannst deinen Bildschirm teilen, hast einen Chat und kannst das Meeting aufzeichnen.

Selbst in der kostenfreien Version lassen sich Webinare abhalten. Für größere Veranstaltungen brauchst du die kostenpflichtige Version.

• Kostenpunkt: Basisversion kostenfrei, kleinste Version ab ca. 130 € / Jahr.

WhatsApp Business

Ich kommuniziere mit Kunden schnell und unkompliziert über Messenger oder WhatsApp Business. Das lässt sich leicht mit einer zweiten Rufnummer verbinden und ist so vom privaten Account getrennt.

• Kostenpunkt: Kostenfrei.

Buchhaltung als selbständige, virtuelle Assistenz

Kontist & Lexoffice

Die Verbindung des Unternehmer-Kontos Kontist* und der Buchhaltungssoftware Lexoffice. (In diesem Beitrag erfährst du, wieso ich das Kombiangebot nicht mehr buchen würde.)

Lexoffice erkennt Geldein- und Ausgänge auf Kontist automatisch und du musst deine hochgeladenen Belege nur noch zuweisen. Die Einkommens-Steuer wird in Kontist automatisch zur Seite gelegt, sodass du erkennst, wie viel von dem eingegangenen Geld dir wirklich zur Verfügung steht.

Rechnungen schreiben geht mit Lexoffice sowieso ganz schnell.

So ist Buchhaltung ganz einfach.

• Kostenpunkt: etwa 12 € für die Kombination.

 

Mich würde auch wahnsinnig interessieren, auf welche Tools du niemals verzichten könntest!

Fragen? Dann schrei(b)!